持続化補助金の採択通知を受け取り、いよいよ事業開始という段階で直面するのが、見積額の変動です。
採択から交付申請までのわずかな期間でも、
社会情勢による価格改定や、より効果的なプランへの変更など、計画時とのズレが生じることは珍しくありません。
この「ズレ」をどう調整し、交付申請書に落とし込むか。実務上で迷いやすいポイントを整理します。
この記事で分かること
- 採択時より見積額が変動した際の交付申請の考え方
- 項目ごとの金額の凸凹を調整する実務的なテクニック
- 補助金が減額されないために死守すべきルール
はじめに
補助金の採択は、あくまで「その事業計画に補助金を出す候補として選ばれた」という状態に過ぎません。
実際に事業に着手し、のちに補助金を受け取るためには、最新の見積書を揃えて交付申請を行い、事務局から交付決定通知を受ける必要があります。
しかし、いざ発注直前の段階で見積もりを取り寄せると、
原材料の高騰やプランの改定により、当初の計画書に記載した概算金額より高くなったり、掲載回数や仕様が変わったりすることはよくある話です。
金額が変わったら、もう一度審査からやり直しになるのか、補助金がもらえなくなるのではないか、と不安に感じるかもしれません。
しかし、交付決定前であれば、ルールに則った柔軟な修正が可能です。
計画とのズレを負の側面として捉えるのではなく、より精度の高い事業にするための設計の機会と捉えるべきでしょう。
補助金上限額と事業費の関係を理解する
交付申請において、一つの大きな目安となるのが採択通知書に記載された補助金交付候補者の採択額です。
例えば、当初の計画で事業費を75万円、補助金申請額を50万円として採択された場合、
その後の見積もりで事業費が80万円に膨らんだとしても、受け取れる補助金が採択額の50万円を超えることはありません。
一方で、事業費が増えること自体は、合理的な理由があれば制限されません。
最新の見積額が当初より高くなった場合、その実費に基づいて交付申請書を書き換えます。
このとき、補助金の計算式（事業費×2/3）の結果が採択額を超えてしまう場合は、あえて補助金申請額を採択額のまま据え置いて申請します。
ただし、注意点があります。採択額はあくまで事前の目安であり、最終的な上限は事務局の審査を経て発行される交付決定額となります。
また、増額が認められるのはあくまで事業目的の達成に必要と認められる範囲内に限られます。
不自然に高額な見積もりなどは否認されるリスクがあるため、常に適正価格での設計を心がける必要があります。
項目ごとの凸凹は同一の経費区分内で調整する
見積もりを集めた結果、ある項目は予算より安くなり、別の項目は高くなるといった、いわゆる金額の凸凹が生じることがあります。
補助金の計算は、個別の見積書ごとに行うのではなく、補助対象となる経費の総額に対して補助率を適用します。
そのため、例えば広報費の中でA媒体が予定より数万円オーバーしても、
B媒体が同程度安くなって広報費という経費区分内でのバランスが取れていれば、補助金申請額に影響を与えずに申請することが可能です。
ただし、この調整ができるのは原則として同一の経費区分内に限られます。
同一の経費区分内であっても、当初の事業計画から実質的に逸脱する変更は、そのまま認められない場合があります。
例えば、2誌に広告を出すという計画を1誌に絞って掲載回数を増やすという内容に変更する場合、
たとえ合計金額が同じであっても、事業の効果に変化がないかを問われる可能性があります。
このような場合は、交付申請の際に、
よりターゲットを絞り、接触頻度を高めることで広告効果の最大化を図るため、
といった変更の妥当性を、事務局へ合理的に説明できるように準備しておきましょう。
ウェブサイト関連費に潜む特殊なルール
経費の調整において、唯一といっていいほど厳格な制限があるのがウェブサイト関連費の上限ルールです。
これは、補助金交付申請額全体の1/4（25%）までしか認められないというものです。
例えば、全体の補助金申請額が40万円の場合、ウェブサイト関連費として認められるのは10万円が限界です。
ここで、他の広報費などの経費が大幅に安くなった結果、全体の補助金申請額が32万円に下がったとしましょう。
すると、連動してウェブサイト関連費の上限も8万円（32万円の1/4）にまで自動的に引き下げられてしまいます。
もし、ウェブサイト制作の見積額が10万円のままであれば、差額の2万円分は補助対象外として切り捨てられてしまいます。
経費を項目間で調整する際は、この25%の枠に抵触しないか、常に逆算して全体の数字を設計しなければなりません。
なお、最新の公募要領・交付規程により取扱いが変わる場合があるため、申請時は必ず当該回の要領を確認してください。
交付決定前だからこそできる柔軟な対応
交付決定を受けた後に金額や内容を変更するには、別途、変更承認申請という手続きが必要になり、手間も時間もかかります。
しかし、交付決定前であれば、最新の見積書を添付して申請数値を修正する手続きで対応できます。
もし大幅な予算オーバーにより自己負担が厳しくなった場合は、事業規模を縮小して補助金申請額を下げることも一つの選択肢です。
逆に、少しの増額でより高い効果が見込めるのであれば、その差額を自己負担してでも事業を充実させる価値があるかもしれません。
大切なのは、採択時の数字に縛られすぎず、現在の経営状況と最新の見積額を照らし合わせ、最も事業成長に資する形で設計し直すことです。
なお、見積額の増減や項目間の調整は、事業目的との整合性が保たれていることが前提となります。
まとめ
採択後の見積額の変動は、決して珍しいことではありません。
- 採択額を一つの目安としつつ、最終的な交付決定額を見据えて最新の見積額を反映させる
- 項目間の調整は経費区分の範囲内で行い、事業計画から逸脱しないよう整合性を保つ
- ウェブサイト関連費の25%ルールによる減額リスクを常に意識する
これらのポイントを抑えておけば、交付申請で迷うことは少なくなります。
事務局への確認を厭わず、誠実に最新の状態を報告することが、結果としてスムーズな交付決定と、その後の円滑な事業実施につながります。
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補助金の交付申請手続きは、細かい計算やルールの解釈が求められる場面が多くあります。
見積もりが変わってしまった際の修正方法や、変更の可否など、実務的な判断に迷う場合はお気軽にご相談ください。
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